知っておきたい幹事の負担を軽減するアプリ&サービス5選 飲み会、歓送迎会、結婚式の2次会…

日刊SPA!

2019/6/14 15:54

― 30代が知らないと恥ずかしい! 今さら聞けないお酒のキホン第52回 ―

気の合う友達と飲み会で盛り上がるのは楽しいものだが、幹事は大変。1対他数のコミュニケーションになるので、すごい負担なのだ。慣れればある程度効率化できるのだが、なかには若手というだけで、突発的に幹事を任されてしまう人もいるだろう。今回は、そんな時に重宝するアプリやサービスを紹介する。

◆飲み会が決まったら幹事がすべきことは?

まずは日程調整サービスだ。招待されたメンバーは、参加できる日を○参加、×不参加、△保留・未定の選択肢から選ぶだけ。幹事は、一番参加者が多い日を選べばいいだけで、集計の手間がまったくいらないのだ。定番は「調整さん」という無料サービス。イベント名やメモ、候補日時を入力して、生成されるURLを共有すればいいだけ。専用アプリや会員登録なども不要で、スマホからでも回答できる。

もし、全員がLINEユーザーであれば、標準機能の「LINEスケジュール」でも似たことができる。しかし、こちらは時間の指定ができないのがネック。

なかには、飲み会の日時だけでなく、宴会の開催場所や予約するコース、持ち寄るお酒、余興などのアンケートをとりたい場合もあるだそう。そんなときも、あらかじめWebで回答できるアンケートを作成し、URLを送れば、自動的に集計してくれるので便利。

オススメはGoogleフォームだ。もちろん、無料で利用でき、質問項目を作成してURLを共有するだけ。回答者はGoogleアカウントでログインする必要もなく、アンケートに答えることができる。集計結果はグラフで確認できるので一目瞭然だ。

ちなみに、こうした飲み会以外の集まりで大変なのが結婚式や2次会だ。参加者へ招待状を送り、その結果を管理するのは想像以上に手間がかかる。特に披露宴の参加者管理はミスったら取り返しが付かない。筆者はエクセルで管理したが、今は便利なウェブサービスがあるようだ。先日参加した若者の結婚式でも、ウェブで招待が届いた。

オススメはRAKURAKU WEDDING招待状。無料で利用でき、スマホからでもおしゃれな招待状を作成できる。当日の受付管理もスマホででき、受付を頼む友達の人数も減らせそう。LINEでログインすることもでき、友達とLINEでつながっている人たちならさらに手間が省ける。

驚いたのは、2次会の参加費だけでなく、祝儀まで事前払いできる点。もちろん、クレジットカードは使わず、現場で手渡しすることも可能だ。

◆学校の先生も利用する席替えで悩まなくていい方法

あと、飲み会や宴会で気になるのが、席が固定されて交流が進まないこと。参加者に後で聞くと「もっと他の人と話したかった」というのに、現場ではまったく動かない人が多い。そんな時は席替えが効果的。しかし、「席替えしましょう」と言ったくらいでは、誰も動かない。

アプリでランダムに席替えをして強制するといいのだが、飲み会用のいいアプリがほとんどない。そこでオススメなのが「簡単席替え」だ。教室の席替えで先生が利用するアプリだが、飲み会でも問題なく利用できる。最大40人まで対応可能。性別ごとに席の場所を確保したり、番号それぞれに名前を付けることも可能だ。

以上が、幹事にオススメのアプリ&サービスとなる。ぜひとも活用して、飲み会幹事の負担を軽減してほしい。

【柳谷智宣】

お酒を毎晩飲むため、20年前にIT・ビジネスライターとしてデビュー。酒好きが高じて、2011年に原価BARをオープン。2年前に海底熟成ウイスキーを扱う「トゥールビヨン」を立ち上げ、現在販売中

当記事は日刊SPA!の提供記事です。

あなたにおすすめ

ランキング

もっとよむ

注目ニュース

もっとよむ

あなたにおすすめ