新年度にこそ知っておきたい!頼まれた仕事を断りたいときの対応法

新年度といえば、初めて会社で働き始める人や、組織や業務の見直しにより職場の環境が変わる人も多い時期。今までの環境とはガラリと変わり、新しい人間関係や仕事に四苦八苦することも大いにありえるだろう。ただでさえ慣れない環境下で、慣れない仕事を多く頼まれては、春から悩みが増えそうだ。「教えて!goo」にも「上手な仕事の断り方をアドバイスしてほしい」や「他部署の上司からの業務の断り方」などの質問が投稿されている。そこで今回は、頼まれた仕事の断り方や正しい受け方について、キャリアカウンセラーのタカミタカシさんに話を聞いた。

■仕事を断るときの連絡は先延ばしにしない

現段階で抱えている仕事で手一杯という場合や、どうしても受けたくない仕事を頼まれた場合どう対処すればよいのだろう。

「万が一依頼を断らざるを得ない場合には、バッド・ニュース・ファストということで、できるだけ早めに連絡しましょう。できない報告は早いほど、相手にかける迷惑を最小限に抑えられます。その報告が遅れるほど、自分に対する信頼など、失う代償は大きくなります」(タカミさん)

仕事を断ることで怒られるのではないか、などと躊躇してしまいがちだろうが、はっきりと相手に自分の意思を伝えることが大事。どう断ろうかと悩むより、まずは早めに連絡することが大事なのだ。

■仕事を受ける際に大事な「期限」と「達成基準」

また、仕事を受けたいという意志はあるが、自分の力量を鑑みると自信がないという場合や、スケジュールの不安がある場合はどう対応すればよいのか。

「仕事を進めるうえで最も大切なポイントの一つが『期限(いつまで)』です。まずは、期限を確認しましょう。次に、ワンセットで大切になるのが『達成基準(どこまで)』です。具体的に、相手が、何を、どのレベルまで求めているのかをきちんと確認しておきましょう」(タカミさん)

自分の力量に不安を抱きながらとりあえず仕事を受けるのではなく、依頼してきた相手に「いつまでに完成させるか」と「どこまでの出来上がりを求めているのか」ということを確認することが大切のようだ。

「依頼された仕事の期限と達成基準を確認し、依頼者との間でゴールのイメージが共有できれば、仕事の依頼を受けても大丈夫でしょう。仕事の依頼は、重要な約束事になりますので、先方の期待内容を確認し、それに応えられないなら、安請け合いしないのが原則です。信頼関係を築くためには丁寧な積上げが必要です。しかし、信頼を無くすのは一瞬です」(タカミさん)

安易に仕事を受けることは、自分と相手との信頼関係が崩壊する結果になりかねない。自分の能力とスケジュール、そして頼まれた仕事を見極めることが重要だ。

■以前とは状況が変わり仕事を断るときの対応

一度仕事を引き受けたものの、できなくなったことはないだろうか。状況が変わり、仕事を断る必要が出てきたときの対応についても話を聞いておいた。

「安請け合いしがちな人や、依頼されたら期待に応えようと頑張ってしまう人は、特に気を付けましょう。相手の期待値を高く上げてしまうほど、期待に応えられない場合に、失ってしまう信頼は大きな代償となってしまいます」(タカミさん)

仕事を受ける前に、現在の状況やスケジュールを整理しておくことが求められる。仕事を受けてしまった後では、断る方法はないのだろうか。

「もしも仕事を受けたときと状況が大きく変化してしまい、期限までに達成できない場合には、約束を守れない事情や自分の気持ちをありのままに伝え、依頼を断る了解を得ましょう。相手の了解を得ず一方的に断るのは約束放棄となってしまいます」(タカミさん)

一度できると請け負った仕事がどうしても完遂できないとなると、相手に正直に伝えるのは気が重いだろう。だが、相手に伝えられないまま引き延ばしたりすることは、より状況を悪化させてしまう。仕事を引き受ける際も断る際も、自分の状況を整理し、相手との連絡を怠らないことを心掛けたい。

●専門家プロフィール:タカミ タカシ
キャリアカウンセラー、キャリアコーチ。2008年に日本キャリア・コーチングをスタート。個人支援を専門に1,000名以上をコーチ。自己分析・キャリアデザイン・転職・昇進昇格・パワハラ改善が得意な実務家として、成果・自立につながる具体的なアドバイスと丁寧なサポートが強み。

教えて!goo スタッフ(Oshiete Staff)

当記事は教えて!gooウォッチの提供記事です。

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