来客対応も会議室管理もこれひとつで!受付システム「ACALL」が優秀すぎた

LIGブログ

2018/12/5 06:05

疲れ果てるれいこ
はあぁぁ……応募者のメール対応が溜まってる……。あっ! 今日中に面接日程も4件決めないと……。社内研修のスケジュールも組まないといけないのに……。

人物紹介:れいこLIGで人事・総務業務を担当している。電話対応や来客対応、社内イベントの運営、応募者のメール対応や面接日程の調整など、業務は多岐にわたる。

プルルルル・・・プルルルル・・・

あっ電話だ。
電話に出るれいこ

ガチャッ
株式会社LIGでございます。……はい、17時から岩とお約束ですね。少々お待ちくださいませ。

~5分後~
パソコンを見つめるれいこ
ふう。さて、さっきの続き……って、あれ?どこまでやったんだっけ。

プルルルル・・・

あ、またお電話。「……はい、ただいま伺います。少々お待ちくださいませ」……。今日は来客が多いなぁ。

~1階エントランス~
来客者を出迎えるれいこ
お待ちしておりました。ご来社ありがとうございます。
ありがとうございます。よろしくお願いします。
それではこちらへどう……あっ!!
妖怪ヒトデブソクーに襲われるれいこと来客者
ひひひひ! 「今じゃない」というキリの悪いタイミングで登場して、仕事の邪魔をしてやるー!!

人物紹介 妖怪ヒトデブソクー

業務過多な総務の元に現れては邪魔をする妖怪。仕事の邪魔をして人手を奪う。
きゃあぁぁぁ! 誰か、助けてー!!!
待て!!! オフィスで悪事を働くことは我々が許さないぞ!!
だ、誰だー!!
OMOTENASHI戦隊アコール参上!

ババーン!

OMOTENASHI戦隊アコール、ただいま参上! れいこさん! 僕たちが来たからもう大丈夫! ここはお任せあれ!
OMOTENASHI戦隊……? (オフィスだから声のボリューム気をつけてほしい)

人物紹介:OMOTENASHI戦隊アコール多忙な総務担当者のもとに現れては、来客対応から商談中のサポート、次回アポイントの管理まで一貫して行う。総務・来客者・担当者の三者を全員幸せにすることが使命。


俺の名前はレンジャーレッド!

行くぞ!必殺「OMOTENASHI受付」!!

技の名前はもう少しどうにかならなかったの……?
説明しよう!
「OMOTENASHI受付」とは、事前にQRコードが記載された招待メールをお客様に送っておく必殺技である。そのQRコードを受付にかざすだけで、来社手続きを完了させることができるぞ!QRコード受付システム画面
OMOTENASHI受付をすます来客者
俺の技さえあれば、来客者も煩わしい手続きをしなくてすむし、社員も業務を中断する必要がなくなるんだ! どうだ! 便利だろう!! はははは!
私が間に入って担当者にお繋ぎしなくても、代わりにやってくれるのね。これは便利!(でもレッド、お客様には敬語を使ってほしいな……. )
人が対応せずに受付が完了するだと……? 今まで俺たちが、あえて間の悪いタイミングで来社するように裏で調整していたのに!! これじゃあ意味がなくなってしまう!!
そんな微調整できるの……?

ならば、その便利さを逆手にとって、来客者が機械で受付対応されることに「少し寂しい」と感じるように印象操作してやろう!!

ブルー参上

そうはさせませんよ! 次は私の番です!

必殺! 「~シーンに合わせたメッセージを添えて~」!!

今度は高級フレンチの料理みたいな技の名前……。

説明しよう!
必殺技「~シーンに合わせたメッセージを添えて~」とは、ACALLの「メッセージボード」機能を使って、自社の色を存分に出したメッセージを表示させるおもてなし感溢れる技である。

メッセージ機能カスタム画面
メッセージ画面
おお! LIGさんらしいメッセージ!! 初期設定のありふれたメッセージより、もてなされてる感があって嬉しいな。

面と向かって伝えるよりも、あえて文章にした方が相手にちゃんと伝わる場合もあるんですよね。

機械で受付対応をするのは、少し無機質で冷たいかもと思っていたけど、むしろこっちの方がお客様に喜んでもらえているみたい!
そういえば俺たちって誰かから文章を贈ってもらったことないな……はぁ……。
(ちゃんと妖怪たちにもダメージを与えている??)
イエロー参上

次は私の番ね! お客様が担当者を待っている間に!

「お好みに合わせたOMOTENASHIドリンクはいかが?」!!

技の名前が固有名詞ですらなくなっちゃった……。
説明しよう!
必殺技「お好みに合わせたOMOTENASHIドリンクはいかが?」とは、入館証のQRコードを自動販売機にかざすことで、お客様が自由に好きなドリンクを入手できる技だ! 
ドリンクを選べて微笑む来客者
今日は緑茶の気分だったんだよなぁ~。苦手な飲み物が出てくる場合もあるから、自分の好みで選べるのはめちゃくちゃ嬉しい!
俺たちもピッてしたいな……。バイキングもそうだけど、自分で選ぶのって楽しいよね。
icoなんだろう、妖怪たちが不憫に思えてきた。
来客者と担当者の挨拶
お待たせいたしました。今日はご足労いただいて、本当にありがとうございます。では、会議室にご案内します。

ちょっと待ってください! ここで私の必殺技が火を吹きます!!

秘技! 「スムーズなゲート通過」!!ACALLなら社内のセキュリーゲートや自動ドアもQRコードで開閉できるんですよ!!

説明しよう!
必殺技「スムーズなゲート通過」とは、QRコードをかざすことでセキュリティゲートや自動ドアを自動開閉できる便利な技なのだ! これさえあれば、毎回社員がアテンドしなくても、お客様をお通しできるぞ!
セキュリティゲートイメージ
LIGは手動なので大丈夫です(誰……?)。
あ、はい。

~会議室へ~
会議中
本日は御社の記事広告の件でサービスの紹介方法について、すり合わせを行いたいと思います。
よろしくお願いいたします。

~1時間後~
時計を見て時間を気にする斎藤
もう少し時間がかかりそうだな。あれ、この会議室は何時まで使えるんだっけ?
よし! 会議室の空き状況を確認するのを邪魔して、会議の進行を遅らせてやろう!!


グリーンiPadを持っている
それはどうかな! 必殺! 「会議室をしっかり管理」!!
なんだと~!?
さっきからなに、この人たち。
説明しよう!
「会議室をしっかり管理」とは、アプリひとつで会議室の空き状況を確認したり、会議室の利用がキャンセルになったときに自動解放をしてくれたりする必殺技だ!
会議室管理画面
でも、アプリひとつで会議室の使用状況やタイムキーパーもしてくれるのはありがたいなぁ。

そして無事に商談は終わり、1階にてお見送り
スケジュールを決める斎藤と来客者
今日はありがとうございました。それでは次回の日程ですが、20日はいかがですか?
ではその日にしましょう。
よし! ならば、2人の仕事をめちゃくちゃ忙しくして、次の日程を忘れさせてやろう!!
ピンク参上

そうはさせないわ! あなたたちのスケジュールは私が守る!

必殺「OMOTENASHIアポイントメール」!!

なんだと!!
説明しよう!
「OMOTENASHIアポイントメール」とは、次回のアポイントの日程をメールでお知らせする必殺技だ!ACALLには、GoogleやOutlookカレンダーに入れたスケジュールをACALLに同期できる機能があるのだ!ACALLに登録した予定は、アポイントメールにして来訪者にお知らせできるぞ!

アポイント管理画面
来客者にメールを差し出すピンク
頼もしいなぁ! ACALLを導入すると、来客対応から次回のアポイントまでスムーズに繋がって、来訪する側もされる側も煩わしい作業やストレスがなくなるからいいな。
ぐぬぬ……。
来客者を見送る斎藤
本日はありがとうございました!
こちらこそ! 引き続きよろしくお願いいたします!

ーーーーー
ーーーーーーー
ーーーーーーーーー

今日は有意義な打ち合わせができたなぁ。それもこれもあなたたちのおかげです!
戦隊アコールにお礼をするれいこと斎藤
突然現れて驚いたけど、今日は助かりました! あなたたちのおかげで、業務も来客対応もスムーズにできました。本当にありがとうございます。
でもあなたたちは一体……?

私たちは、「おもてなし」の力で会社の平和を守る、OMOTENASHI戦隊アコール! 世の中で働く全ての人たちを心地よくするために活動しています! それがACALLの使命なのだから!
影で悔しがる妖怪たち
うう……あんなのがいたら俺たちの出番がないよう。

~完~

ACALLのここがすごい!おもてなしの行き届いたサービスまとめ

では最後に、ACALLの機能を簡単におさらいしておきましょう!

ACALLならお客様に合わせて受付対応もカスタマイズ!

アコール受付画面

エントランスに設置する受付アプリは、いわば企業の顔! だからこそ自社のイメージに合ったものがいいですよね。ACALLなら多様なカスタマイズが可能なんです! さらに来客者に合わせて、メッセージやデザインをカスタマイズすることもできるので、心温まるおもてなしができます。

会議室の管理もACALLにおまかせ!

アコール会議室管理画面

さらにACALLでは、会議室の空き状況はもちろん、お茶出しや清掃が済んでいるかどうかのステータスも一目でわかります。さらに会議室にタブレットを設置すれば、会議のアジェンダが管理できたり、タイムキーパーにもなったりするんです。ほかにもドリンクオーダーや、未使用会議室の自動解放までACALLのアプリひとつで完結します。

ACALLなら入退館もスムーズに気持ちよく!

アコールQRコード受付画面

ACALLなら来客者は、煩わしい記帳作業や担当者の呼び出しなどが不要になります。事前に送信されているQRコードをかざせば、担当者に直接到着したことを知らせることができます。さらに入館証をその場で自動発行することも可能。その入館証を使えばセキュリティーゲートを通過したり、自動販売機にかざして好きなドリンクを購入することもできます。

アポイント調整&リマインド

アポイント管理画面

ACALLは、Google カレンダーはもちろん、Outlookカレンダーやサイボウズ ガルーンのスケジュールなどさまざまなカレンダーとも連携。あなたがいつも使っているカレンダーと瞬時に同期することで、余計な手間を省くことができます。

さらにアポイントの予定を入れたら、お客様に招待メールを送信できたり、前日には参加者全員にリマインドメールを送信することも可能。これさえあれば忙しい日でもアポイントを忘れることはありません。

ACALLは、30日間無料でお試しできます。オフィスに設置してみたくなったらぜひ、試してはいかがでしょうか。

ACALLを30日間無料で使ってみる

※この記事は一部フィクションです。記事中に出てきたOMOTENASHI戦隊アコールや技名は存在しません。ご了承ください。

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