ありがちなメールの失敗5パターンと対処法

All About

2018/11/15 16:45

メールのやりとりの中でのありがちな失敗、トラブルを回避するための対処法、解決策をご紹介します。

メールのマナーを守っていますか?

手早く、簡単に用件や気持ちを伝えられるメールは、いまや生活になくてはならないほど大活躍。最近では、SNSやツイッターなどを活用して、いくつものツールを使いこなす人が増えています。

気軽にやりとりできるメールですが、うっかりミスや相手を傷つける失敗にはご用心。メールのやりとりの中でのありがちな失敗、トラブルを回避するための対処法、解決策をご紹介します。

1)未完成のメールを送ってしまった!


メールを打っている途中でうっかり送信! もしくは下書き保存したつもりが間違って送信していた……なんて失敗したことはありませんか? 後悔しても送ったメールは戻ってきません。

対処法としては、まず件名に【再送】と入れます。そして、本文にはお詫びの言葉を添えて、文章に間違いがないかを丁寧に確認してから改めて送信。

A美さんは「空白には気持ちがぎっしり詰まっているんだけどね」と彼に伝えて、不快に思われるどころか、ますますラブラブに。メールのやりとりが盛り上がったと言いますが、中途半端なメールを送って煩わせたことは謝っておきましょう。

PCのメールに限らず、携帯・スマートフォンのメールについても同様です。

2)うっかり他の人に送ってしまった!


気づいた時点で、相手に連絡して間違って送信したことを詫びてメールを削除してもらいましょう。送ったメールの内容によっては電話での謝罪が必要かもしれません。

A君に送るはずのメールをB君に送ってしまったC恵さん。「B君のことを考えていたら間違えちゃったみたい」とメールを送ったところ、何のお咎めもなし。事なきを得たそうです。「間違えたのがB君じゃなかったら、大変だった~」というフォローも重要だったりします。

3)返信するのを忘れていた!

返事をしたつもりが送っていなかった……という失敗。「忙しくて」「PCの調子が悪くて」など言い訳する前に返事が遅くなったことを謝りましょう。

相手のメールの内容によっては、何か申し込みの期日等過ぎていないか、その場合の対処方法はどうしたらいいか相手に確認を。

普段からメールの返信が遅いと「またか」で流されることもありますが、いつもすぐに返事をする人が忘れていると「怒ってる?」「何かあった?」と余計な心配をかけることになるので気をつけて。

4)ファイルを添付し忘れた!

添付したつもりでそのまま送信。相手から「ファイルがないけど」と指摘されて、気づくというミス。じつは私も何度か経験しています。とにかく、指摘されたらすぐに対応。丁寧にお詫びして再送します。

また、データの容量にも注意。重いデータは圧縮したり、大量の画像等は大容量ファイル転送サービスを使って送りましょう。

用件とは全く関係ない画像やファイルを一方的に送りつけられるのも、人によっては迷惑という場合があったりします。「自分が見せたいか」という基準だけで判断するのではなく、「相手にとって見たい内容か」を考えてみる必要があります。

5)差出人に返信するつもりが全員に返信

メールをくれた相手に返信するつもりの内容を全員に一斉送信。たとえば、「D子さんの連絡先は~」と無断で第三者に知らせることは完全にマナー違反です。当事者のD子さんはもちろんですが、メールを見て不快に思う人もいるはず。

また、同時送信機能のCCとBCCの使い分けも念のためその都度確認を。CCでは送信先のアドレスが表示されますが、BCCでは非表示となります。もし、送る相手が全く面識のないお互いに知らない人同士のときはBCCで送ったほうが無難です。

プチ同窓会のお知らせメールをもらったE里さん。「F君が幹事なら行こうかな。でも、Gちゃんには会いたくないんだよね」とF君に返信。したつもりが全員に送信していて、もちろんGちゃんもその返事を受け取ってしまったそうです。気まずくてプチ同窓会には参加できなかったけど、F君とは2人で会うようになったとのこと。

ま、そんなハプニングもアリかもしれないですね。
(文:石田 陽子)

あなたにおすすめ

ランキング

もっとよむ

注目ニュース

もっとよむ

あなたにおすすめ