どうしてもできない「紙資料のデジタル化問題」今すぐできる最善策は?

日刊SPA!

2018/10/10 15:53



◆~柳谷智宣の「デジタル四方山話」第18回~

いまだにビジネスの現場では大量の紙資料が飛び交っているが、可能な限りデータにしてオフィスのペーパーレス化を進めたいところ。アナログ管理を続けていると、何年も開けていない段ボールやキャビネットの中に書類が詰まっているとか、個々の机の上に書類が山積みになっているとか、何かの書類を探すために毎回時間がかかってしまうとか、課題は山積しているはず。

とはいえ、完全に全すべての書類をペーパーレス化するにはワークフローや社内規定の見直し、全従業員の教育などが必要になるので簡単にはいかない。まず、簡単にデジタル化できそうなところからはじめればいい。収集したアンケートでも、交換した名刺でも、毎日作成する日報でもいい。

◆ドキュメントスキャナの問題点を解決した新型が登場

そこで活躍するのがドキュメントスキャナーだ。コンビニのコピー機のように1枚ずつセットしてスキャンするのではなく、数十枚の紙をまとめてセットし、一気にスキャンしてくれるデバイスだ。筆者も、発表会で配布される資料から、領収書や契約書、電子機器のマニュアル、振り込み通知書などをデータ化するためにドキュメントスキャナを利用している。この6年間は、「ScanSnap iX500」(PFU)という機種を利用していたのだが、10月2日に6年ぶりのフルモデルチェンジが発表された。

新しいハイエンドモデルとなる「iX1500」は、ホワイトボディでオフィスに合う優しいデザインになっている。カバーを開けば、最大50枚までセットして一気にスキャンできる。操作は、4.3型のタッチパネルで行う。

複数の紙をまとめてPDFファイルにすることは以前から可能だった。しかし、その後の処理に手間がかかり、適当に作られたファイルが散在するようになりがち。そうなってしまうと、面倒なので、だんだん使われなくなってしまうケースもある。これでは投資も無駄だし、ペーパーレス化も進まない。とはいえ、これは自分がダメなわけではない。忙しすぎて、後で活用するためにデータを整形して整理する時間がないだけなのだ。

◆セミナー資料、領収書、名刺もOK! クラウドにも対応

そこで活躍するのが今回登場した「ScanSnap iX1500」だ。液晶のボタンを自由にカスタマイズできるので、書類の内容に応じてあらかじめスキャンモードや保存場所などを設定しておけるのだ。そのため、ユーザーは書類をセットしたら、「領収書」とか「セミナー資料」などのボタンをタッチするだけでいい。1分間に30枚/60面ものハイスピードで即データ化してくれるのだ。

クラウドサービスにも対応しており、会社で使っているOneDriveやDropboxの共有フォルダーに保存したいとか、経理サービスに領収書を送るといったことが可能。

名刺の管理にアプリの「Eight」を使っているところも多いと思うが、本製品で名刺を取り込むことも可能。ボタンを用意しておけば、ワンタッチで登録できる。本来はスマホアプリで1枚1枚撮影するところだが、ドキュメントスキャナーが使えれば手間がかからない。

ライセンスは4人分付いているので、Eightのアカウントも使い分けられる。カスタマイズボタンは最大30個まで設定できるので、様々なモードを登録しておけるのだ。

従来から、OCR機能により、スキャンした画像の文字を検索可能にすることはできた。さらに本製品では、そのテキストデータからその書類を表しているだろう文字列を抽出してファイル名にしてくれるようになった。レシートであれば日付と店名、名刺であれば会社名と氏名、請求書であれば「請求書」といった具合だ。本来であればスキャンした日時が付けられるのだが、内容がわかるようになっているのはありがたい。

◆画像ファイルの検索もできるスグレモノ

もちろん、文書内の他の部分もOCR処理されているのでキーワード検索が可能。さらにすごいのが、本来はメタデータを持つことができない画像ファイルも写っている文字で検索をかけられる。これは、OCRした情報を「ScanSnap Home」が保持しているためだ。

A4サイズのスキャナーだが、それより大きな紙は二つ折りにしてスキャンできる。通常は、透明なスキャンシートなどに挟んで読み込む必要があるが、本製品は二つ折りにしてそのままセットできる。手間がかからないので、これまでデータ化されてこなかった大きな紙資料もスキャンし、廃棄できるようになる。

「ScanSnap iX1500」は、とにかくストレスなく紙資料をデータ化できるようになっており、導入のハードルが低い。ドキュメントスキャナーで紙をデータ化して活用し、作業効率を向上させてみてはいかがだろうか。

【柳谷智宣】

お酒を毎晩飲むため、朝出勤する会社勤めが無理ということで20年前にIT・ビジネスライターとしてデビュー。酒好きが高じて、2011年に原価BARをオープンし、国内外5店舗を展開。2年前には海底熟成ウイスキーを扱う「トゥールビヨン」を立ち上げた

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