脱線しがちな会議は「ミーティングポリス」に取り締まってもらおう


会社の会議は、出席者が多ければ多いほど脱線しやすくなります。そこで、話題が本筋を外れないようにするために必要なのが、「ミーティングポリス」です。

全員が集まり、今週大詰めを迎えている大きなプロジェクトについて話し合っていると、決まって誰かが、「せっかく、こうしてみんなが集まっているんだから…」と口火を切ります。そして、「数週間後に行われる別のプロジェクトについても話し合っておこうよ」「ところでコーヒーメーカーのことなんだけど、あれ壊れてるの?」「ジョンの家の新しい子犬、見た? 10分休憩して、みんなで写真を見ようよ」なんて、話が本筋からそれていくことってありませんか。

ミーティングポリスの役割とは


「ミーティングポリス」とは、そのものすばりの役どころです。話題が本筋を外れないように注意し、もし外れそうになったら口を挟みます。また時間にも神経を使い、会議が議題に沿って進行するように誘導します。

ミーティングポリスは、会議の司会以外の人が務めたほうが良いでしょう。ミーティングポリスの担当になった人は、事前に、話し合わなければならない事柄や、各トピックの割り当て時間などが書かれた議題リストを用意しておきます。

ある新しい広告キャンペーンについての会議を例にとってみましょう。「グラフィック」に割り当てられた時間は15分、「音楽」に割り当てられた時間は10分です。グラフィックの15分が経過したら、ミーティングポリスはそれを全員に伝え、次のトピックに移るように促します。もしトピックから外れた話題が出たら、あとで取り上げられるように、ミーティングポリスはそれを書き留めておきます。

ここでのポイントは、会議の司会はときおり、あるトピックの1つの側面について、議論に時間をかけすぎることがあるということです。なので、誰か別の人に時間の管理をまかせたほうが良いのです。会議で話し合っておかなければならないことがたくさんある場合は、1つの事柄に時間をかけすぎると(あるいは、ジョンの愛犬の話などに時間を割いていると)、ほかの事柄について話し合う時間が足りなくなってしまいます。

全体的に生産性が高くなる


最初は少し戸惑うかもしれませんが、ミーティングポリスを常に配備することで、会議の質を劇的に高めることができます。持ち時間が15分しかないとわかっていれば、各自が脱線せずに効率良く話を進めざるを得なくなります。それに会議が時間通りに始まり、終わることがわかっていれば、出席率もいくらかアップするはずです。

会議がうまくまとめられ、話が脱線しなくなれば、その生産性全体的に大きく向上します。そうなれば、時間不足ですべての議題を取り上げられなかったせいで、また新たに会議の予定を組まなければ…などという事態も避けられます。

Image: Pexels

Emily Price - Lifehacker US[原文

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