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産休の挨拶はいつ、どうやってする?

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産休前、職場に挨拶が必要だと分かっていても、具体的にどうすればよいのか分からない女性は多いのではないでしょうか。今回は、産休の挨拶を誰に・いつ頃・どうやってするのかについて、例文も交えてご紹介します。

○産休に入る際の挨拶は誰にする?

挨拶はコミュニケーションの第1歩。職場の人間関係は、出産後に復帰してからも続きます。産休に入る前に、きちんと必要なことを伝え、挨拶をしておくことで、良い印象を残しておきたいものです。

誰に向けて行うかは、以下のように分けて対応すると良いでしょう。

・直属の上司・社内の方(同じ部署の同僚、後輩。業務で関わりのある他部署の方)・社外の方(取引先や顧客)

○いつ、どのような方法で挨拶するといい?

挨拶をするタイミングや方法については、必ずしも決まったやり方があるわけではありません。会社ごとの方針や雰囲気があると思いますので、必要に応じて対応しましょう。

もし同じ会社で産休を取った方がいれば、その方のお話やメールを参考にするといいですね。以下では、一つの例として産休前の挨拶の流れをお伝えします。

まずは上司に口頭で妊娠報告をしましょう

妊娠が分かった段階で、まずは直属の上司に口頭で報告しましょう。胎児の心拍が確認できる妊娠10週目から、安定期に入る妊娠16週目あたりが目安と言えます。産休に入る時期や今後の業務について相談することで、スムーズにお休みに入りやすくなります。

他の方から上司の耳に話が入ってしまうことのないよう、報告の順番には気をつけましょう。

社内向けの挨拶は産休に入る1カ月前までに

社内に向けての挨拶は、産休に入る1カ月前までを目安に行うといいでしょう。口頭で行うか、メールで行うか悩むかもしれませんが、上司や同僚には口頭で、他部署にはメールでなど、職場の環境に合わせて対応しましょう。その後、特にお世話になった方には改めてご挨拶ができるといいですね。

社外も同様に、1カ月前の挨拶を

社外に向けての挨拶も、同じく1カ月前を目安に行いましょう。もし直接お会いする機会が多かった取引先などであれば、まずアポイントを取るメールで簡単に状況を伝え、できれば後任者も連れて挨拶に伺います。

仕事の状況や体調によって外出が難しい場合は、遅くとも1週間前までにはメールで挨拶をし、産休前に問い合わせが来ても、しっかりと対応できるようにしておきましょう。

○ポイントはココ! メールでの挨拶例文

いざ挨拶メールを書こうとすると、「何をどのように伝えればいいの?」と手が止まってしまうことも。退職するわけではありませんので、あまりおおげさな内容にならないように注意したいですね。

お休みに入る1カ月ほど前に挨拶メールを送る場合の文例を、社内外それぞれの場合でご紹介します。

社内向けメール

お疲れ様です。○○部署の○○です。
私事で恐縮ですが、○月○日より産休に入らせていただくこととなりました。
最終出社日は○月○日を予定しております。
休暇中の業務につきましては、○○さんに引き継いでいただきます。
在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
不在になってしまう期間は、皆様にご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ありません。
復帰は、○年○月頃を予定しております。
その際はまた、一緒に働けることを楽しみにしております。

メールで伝えたいポイントは以下の4つです。
・感謝とお詫びの気持ち
・最終出社日がいつなのか
・後任者が誰なのか
・復帰の意思があること
これらの内容を文面に入れられるといいですね。
社内の方に向けて復帰したい気持ちをお伝えするためには、感謝の気持ちと自分が職場を離れた後のことも考えていることが分かる文章になるよう、工夫してみましょう。

社外向けメール

伝えたい内容は社内向けメールとほぼ同じですが、一部アレンジした方がいいポイントがあります。そこに注目して見てみましょう。

大変お世話になっております。○○会社の○○です。
私事で大変恐縮ではございますが、○月○日より、出産のため長期休暇をいただくこととなりました。
最終出社日は○月○日を予定しております。
なお、休暇中の業務につきましては、○○が担当いたしますので、○月○日以降は○○へご連絡いただけますと幸いです。
(後任者の名前・連絡先を記載)
在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
不在期間中は、貴社にご迷惑をお掛けすることのないよう十分に配慮いたしますので、今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
復帰いたしました際には、またご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
本来であれば直接お伺いしてご挨拶を申し上げるべきところ、メールにてご挨拶に代えさせていただく失礼をお許しください。
休暇中は大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
末筆ながら、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

社外向けのメールでのポイントは以下の通りです。
・後任者の詳細(名前・メールアドレス・電話番号)を記載すること
・保育園の入園状況などで復帰時期が変わる可能性があるため、復帰予定日は書かない

口頭で挨拶をする場合も、同じことを意識して行うといいでしょう。
○最終出社日の挨拶まわりで配るもの・予算

上記の手順で挨拶を済ませた上で、最終出社日には特にお世話になった上司や同僚に対して、口頭で挨拶をしましょう。その際にちょっとした品物を配りながら行うと、より気持ちが伝わります。

産休は、復帰することが前提。配るものは相手に気を使わせない程度のお菓子などがおすすめです。人数が多い場合には、全員に行き渡る数の入ったお菓子の詰め合わせを用意することになると思います。賞味期限が長く、袋に小分けされたものを選びましょう。

予算については、無理のない範囲で全員に行き渡るような金額でいいでしょう。
○ポイントを押さえ、無理のない挨拶の準備を

私自身、会社員時代に2回、産休を取っています。一人目の妊娠が分かったときには、体調を崩して欠勤が多くなってしまったので、早い段階で上司にだけ報告し、正式な挨拶は、産休に入る約1カ月前の社内会議時に口頭で行いました。

そして迎えた最終日。お世話になった方に個別で挨拶まわりをする予定だったのですが、重い身体での挨拶まわりは想像以上に大変で、予定していた全員には挨拶ができませんでした。

その反省を踏まえ、2回目の産休取得時には、相手や順番などを決めることで、無事全員に挨拶できました。

復帰することも考えると、このような挨拶をがんばりすぎてしまう女性は少なくないかもしれません。筆者はたまたま一度にご挨拶できる機会をいただけましたが、機会がない場合にはメールを活用したり、個別にご挨拶したい方の人数を絞ったりして、身体に負担をかけすぎないようにしましょう。

社内の慣習に合わせ、ポイントを押さえた挨拶の準備ができると安心ですね。

※写真と本文は関係ありません

宗次亜矢子(むねつぐ・あやこ)
FPユー&ライフ代表 
会社員時代は、仕事と育児の両立の難しさに直面するも、お金が無くなることへの不安から、働き方を変えられないでいた。この不安を解決しないと前へ進めないと一念発起。お金について基礎から学び、教育資金700万円を貯める。現在は、子育て中の女性に対して、「教育費の貯め方」「家計の見直し」「子育て中の働き方」などのマネー講座や個別相談を行っている。ホームページ「一度しっかりとお金と向き合いたい女性へ」、AFP、マイライフエフピー認定ライター

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