印鑑は電子化すべし。オフィスのペーパレス化を進める3つのステップ


時は2018年。書斎には書類が積み上がり、職場のキャビネットはファイルであふれ、子どもは学校の遠足のプリントを持って帰ってくる始末。しかも、参加申込書をFAXしなければならないなんて……。約束されていた「ペーパレスな未来」はどうなったの?

そう思ったあなたに朗報です。今は、PDFなどの資料整理がとてもかんたんにできるようになりました。「スキャナー」「スマホ」「クラウドストレージサービス」を上手に利用して、デスクの書類の山を、ペーパレスのワンダーランドに変えましょう。

まずはサインの電子化から


紙の書類が必要になる理由の1つが署名や印鑑です。契約書、許可書、請求書などなど、印鑑や署名が必要な書類はたくさんあります。つまり、これを電子化したら、かなり楽になりますよ。サインが必要な書類をスキャンしたら(またはメールで受信したら)、次はあなたのサインまたは印影をインポートしましょう。デスクトップでもモバイルでも、こちらの方法に従えば、すぐにインポートが完了します。コンピューター上にサインを保存しておくのが不安なら、使用後に削除して、毎回インポートしてください。

この方法、サインがたくさん必要な書類には特に効果を発揮します。FAXが必要な場合でも、デジタルファイルをFAXできるサービスがあります。このように、電子署名はペーパレス化に必須なので、積極的に使って頭痛の種を減らしてください。

スキャナーを使うメリット


何枚ものスキャンをする場合、紙をテーブルにおいて、スマホが水平になるように気をつけながら写真を撮り、また次のページへと繰り返すのは、あまりにも労力がかかります。特に忙しい日には、とてもじゃないけどやってられません。

それなら、スキャナーを購入しましょう。複数の書類を、スマホよりもずっと高速でペーパレス化できます。

大量スキャンなら、シートフィード付きのクラウド連携スキャナーが便利です。向きや明るさなどを気にせずとも、高速で一括スキャンをしたうえに、自動でクラウドストレージに保存してくれるので、PCが不要になります。そのため、スキャンするつもりがいつのまにかTwitterを見ていた、なんてこともなくなります。

とはいえスマホが便利


だからといって、スマホがスキャンに不向きというわけではありません。たとえば外食のレシートを保存しておきたいときや、サインした書類を急いで送らなければならずPCを立ち上げている時間もないときなどに、モバイルでスキャンできるのはやはり便利です。

そこでおすすめしたいアプリが、iOSまたはAndroid向け「Scanbot」です。どんな書類でもその場でスキャンして、クラウドやSlackに送ることができます。スキャン後には、注釈や手書きのサインを追加できます。カメラに映っている書類を自動で検知して、台形補正もしてくれます。QRコードスキャンにも対応しているのがありがたいですね。

Scanbotは基本的に無料ですが、ペーパレス化に不可欠な機能を使うにはアプリ内課金が必要です。特にOCR機能は、重要な情報(名前、電話番号、メールアドレスなど)を検出したり、スキャンした書類の特定の部分や名刺の連絡先などをあとで検索できるので非常に便利です。

App Storeにはスキャナーアプリがあふれています。中には、普通だったら無料で使える機能まで課金が発生するようなアプリもあるので気をつけてください。ScanbotやCamScannerなど、広く受け入れられているアプリを選びましょう。

クラウドを利用しよう


コンピューターにスキャンした書類は、特定のフォルダーに保存されます。でも、ただそこに保存しておくだけでは、せっかくデジタル化した意味が半減してしまいます。タグやスマートなファイル名を付けて整理しておくことで、後々それらの書類を見つけやすくしておきましょう。GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスへの自動保存も、早めに設定しておくと便利です。

John Brownlee氏は、ニュースサイトCult of Macにペーパレス化の記事を書いています。それによると、彼は「IFTTT」と「Dropbox」と「Evernote」を使って、スキャンした書類を保存する受信箱を作っているそうです。

あるフォルダーに書類が入ると、IFTTTがそれをEvernoteに保存します。あとは、適切な名前とタグを付けて整理するだけ。もっときちんと整理したければ、タイプ別(レシート、税金関係、医療情報など)にフォルダーを作って移動しておきましょう。写真の整理と同じで、管理方法は人それぞれなので、あなたにぴったりのやり方を見つけてください。

Evernoteが嫌いな人は、「OneNote」など、タグや名前を使って保存できるサービスはほかにもあります。Macに保存するなら、Finderに組み込まれているタグ機能を活用してください。どこに保存するにしても、どんな名前にするにしても、クラウドに置いておけばどこからでもアクセスできるし、情報の編集もできるので本当に便利です。

上記を参考に、ペーパレス化をサクサク進めてください。最後に残るのは、使わなくなった紙の書類をどうするかという問題だけです。

Image: Christiaan Colen/Flickr

Source: CamScanner, Cult of Mac

Patrick Lucas Austin - Lifehacker US[原文

あなたにおすすめ

すべての人にインターネット
関連サービス