Notionにメール通知機能をプラスできるサービス|リマインドに重宝【今日のライフハックツール】


Notionでプロジェクトごとにタスク管理している方、並べ替えを駆使したとしても、重要な期限を見逃してしまうかもしれない不安があるのではないでしょうか。

Notionをプロジェクト管理ツールとして、より完璧なものにするためには通知機能の強化が望まれます。

そんな願望をサクッと叶えてくれるのが『the:gist』。

同サービスを活用すれば、簡単な設定で、条件にマッチしたときにメールで通知できるようになります。

さっそくやり方を見ていきましょう!

期限が迫ったタスクをメールで通知できる

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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

the:gistで設定すれば、たとえば期限1週間前に迫ったタスクをメールで通知できます。

設定方法はシンプルです。

the:gistのウェブページ上で「Start automating」ボタンを押して、メールアドレスかGoogleアカウントでサインアップ
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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

Notionと連携させたら、条件を設定したいページを選択してアクセスを許可しておきます。

次に条件の設定です。

期限が迫った項目を直接判定して通知してほしいところですが、いまのところ計算など複雑なことはできません。
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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

そこで、まずはNotionのテーブルで期限“1週間前”を示すプロパティを作成し、the:gistにはこのプロパティに対して文字列の一致を判定してもらうことに。

次の項目で具体的なやり方をご紹介します。

指定文字列が含まれればメール送信

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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

Notionのテーブルで、期限を記入したプロパティとは別に、判定プロパティを作成します。

判定プロパティには、dateBetween関数(2つの日付の期間をもとめる)を利用して、期限が向こう7日以内の場合に指定文字列を表示するよう設定。

ここでは文字列を“1週間前”としました。
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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

再び、the:gist側の設定に戻ります。

先ほど作成した判定プロパティを指定し、“1週間前”の表示が含まれる際にメールするよう設定すれば完了です。

ルールはいつでも再編集できますよ!

今後はSlackの通知にも対応予定

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Screenshot: 山田洋路 via the:gist

上記の設定で、期限直前タスクの把握漏れは解消できそう。

ほかにも、Notionの共有ページにルールを適用して、ステータスの変更を通知する使い方もできそうです。

現在アクションには自分宛にメール送信Webhook呼び出しなどしか選択できませんが、Slackの項目が「comming soon」となっていて、今後の機能改善に期待です。

the:gistの設定は公式ページから。1つのルールまでは無料で作成できる仕様です。さらにたくさんのルールを設定したい方には、月額5ドル(約550円)からのプランが用意されています。

Source: the:gist

当記事はライフハッカー[日本版]の提供記事です。

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