ダメすぎる“パワポ資料”の特徴ワースト5。2位は「文字や図を詰め込みがち」

日刊SPA!

社会人の資料作りの強い味方、パワポ。だが、多くの人々が読みにくい“ダメポ”を量産しているのが現状だ。そこで300人アンケートを実施、パワポ作成に悩む会社員の本音とは?

◆300人アンケートで判明!パワポ作成に悩む会社員の本音

20~50代の会社員1444人を対象にQ1「PowerPoint(以下、パワポ)での資料作成は業務上不可欠か」という調査をした。このうち33%が「YES」と回答。そして「YES」のうち「週1回以上」使う人が38.6%ということも同調査でわかり、かなりの頻度でパワポで資料を作成していることが判明。

「YES」と答えた人の業種は「メーカー」から「不動産関係」、「医療従事者」までさまざま。年収についても1500万円以上から200万円未満までおり、幅広い階層の人々に回答してもらえた。しかも、多くのパワポリーマンが作成時に苦労している。

「パワポによる資料に対しては“要点が絞られていないとかえって理解しにくい”、“ダサいデザインだと読む気が失せる”といった声が一時期強くなり、Amazon社のように使用を控える企業も続出しました。ただ、実際には資料作成の“要”として、現在も使用されており、今この時間も多くの会社員がパワポでの資料作成に頭を悩ませています」

そう語るのは広告代理店のコピーライターとして、これまで社内外のさまざまな商材のパワポを読み、自身も気が遠くなるような時間をパワポ作成に費やしてきたという川崎紗奈氏。日夜パワポ研究に明け暮れる彼女に今回のアンケートを読み解いてもらった。

◆日常的に使う人でも4割は「パワポ資料の作成が苦手」

実際、Q1で「YES」と回答したパワポ会社員から300人を抽出してアンケートを実施したところ、Q2の「パワポでの資料作成は苦手ですか?」では「やや苦手」が28.3%、「苦手」が12.3%と約4割の人が苦手意識を持っていた。

「会社員でいる限り資料作成は避けられない一方、それを得意としている人はこれだけ少ない。もちろん、日本人の多くが企画書作成のノウハウを教わらずに社会人になっているわけですから責めるべきものではありません」(川崎氏)

確かに、パワポを本格的に使うようになるのは社会人になってから。使い方や機能解説の本やネット記事を読み漁り、独学で“こなしている”人は多い。結果、Q3のようにパワポの資料作成に多くの時間を費やすことになる。

◆Q3 パワポ資料作成にかかる平均時間は?

1時間以内 15%

2~3時間程度 38%

半日程度 25.3%

1日程度 8%

2~3日程度 9%

1週間以上 4.7%

※「2~3時間程度が約4割ですが、作成後の修正に時間がかかることも。多くの人がさらなる効率性を求めているはず」(川崎氏)

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「半数近くは半日を超えています。これを週に何本もとなると、多忙なサラリーマンにとっては相当キツい。その時間をアイデアを考える時間や本当にやりたい業務に使用したいというのが多くの会社員の本音だと思います」(同)

◆ダメすぎる[パワポ]資料の特徴ワースト5

さまざまな労力をかけて作成したパワポ資料。だが、出来栄えはイマイチなんてこともしばしばだ。Q4の「自身のパワポ資料作成時に該当するものは?」のアンケート結果からは、86%の人が「強調が多すぎてどこが重要か全然わからない」など資料作成時における具体的な苦手意識が見えてきた。

<やりがちなダメすぎるパワポ資料の特徴ワースト5>

▼やりがち度 86% 強調が多すぎてどこが重要か全然わからない

最もありがちなのが太字・カラー・ハイライトを使いすぎてどこを強調したいのか不明な資料。メリハリのあるデザインで伝えたい

▼やりがち度 79% 思いがほとばしり文字や図を詰め込みがち

伝えたい言葉や情報が多すぎて、とにかく文字や図表を詰め込んでしまう。文章はなるべく簡潔にするか、短文でまとめて整理したいところ

▼やりがち度 75% 文字サイズやフォントがテキトーすぎる

「急にどうした?」と思ってしまう唐突な謎フォントの混入。効果的なフォントを厳選することで伝えたい部分が明確になる

▼やりがち度 62% 工夫のないグラフや表を多用してしまう

どこを目立たせたいのかわからないグラフや表。それぞれの統一感もなく、雑多な印象になってしまう。色みの調整で空気感をつくりたい

▼やりがち度 54% 余白に無駄なイラストや写真を挿入する

中身がスカスカに思われるのを恐れて詰め込んでしまうイラストや写真。余白をうまく活用して本当に伝えたい部分を際立たせるべし

◆Q5 どんなパワポのテンプレが欲しいですか?

・シンプルで読みやすさ重視 66%

・表や図がわかりやすいもの 43.3%

・デザイン性に優れたもの 27.3%

・分相応な落ち着いた雰囲気 17.7%

・斬新な目を引くもの 17.3%

最後にQ5「どんなパワポのテンプレが欲しいですか?」と質問したところ、トップは「シンプルで読みやすさ重視」、2位が「表や図がわかりやすいもの」となるなど、読み手重視の結果となった。

【コピーライター 川崎紗奈氏】

早稲田大学卒業後、広告代理店のコピーライターとして勤務。国内外の広告賞やコンペで受賞多数。日々パワポ研究に勤しむ

<取材・文/週刊SPA!編集部>

※週刊SPA!7月27日発売号の特集「プロが本気で考えた[美しすぎるパワポ]テンプレ集」より

―[[美しすぎるパワポ]テンプレ集]―

当記事は日刊SPA!の提供記事です。

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