在宅や時短など、働き方は大きく変化しているのに、貴重な就業時間を、無駄な会議で消費されると頭にきますよね。

でもどうしたら無駄な会議にならないのか。

今回は「無駄な会議」のパターンを一緒に考えてみましょう。

無理してない? 頑張り屋度診断

■(1)ずっと一人だけが話している会議

会議と言われ、参加してみると、ずっと一人の人が話していることってありませんか。しかもなんの資料もなし。人の話をただ聞くだけだと、会議時間は長く感じますし、ついウトウトしてしまいます。

その話、資料にまとめてとお願いしたいところです。

議論してこそ、大勢で参加する意味が生まれますよね。

■(2)単なる報告のみの会議

「無駄」だと思わせるパターンは、単なる報告で終始する会議も1つでしょう。今月の目標達成値と来月の目標など、それぞれのリーダーが発表していくような形式の会議です。みなさんも心当たりはありませんか?

自分の発表の時はさすがに緊張しなすが、それが終わればボーっとしてしまって……。

単に報告だけなのに、わざわざ関係者が集まって読み上げる必要はあるのか疑問です。

せっかく集まっているのであれば、PDCAを回す部分まで考える会議にしたいですよね。

■(3)ゴールがない会議

今日は何を話したいのか、参加者全員が分かっていないと、単に集まっただけになってしまいます。テーマを事前に知らせることは当然ですが、この会議では、それぞれ立場での意見を聞きたいのか、どれを採用するのか決めたいのか、単にブレストしたいのかなど、ゴールが見えていないと、「意見が出ない」と言う結果になります。

「テーマは何か」「ゴールは何か」を事前に伝えてほしいところです。

■(4)事前の調整が全くされていない会議

「事前の調整をしてたら、会議の意味がない」と思う人もいるかもしれませんが、それは違うと思います。

もし、プロジェクトの進捗報告を行う場面があるのなら、事前に進捗を確認して、遅れているところのサポート案を準備、調整しておけますよね。「なぜ遅れているんだ!」と上司から問われても、事前に整理しておけば理路整然と説明できます。

■その会議は本当に必要?

「会議のために、準備に時間はかけられない」と思っていませんか。でも、会議が有意義でないと、参加者の時間は無駄になってしまいます。例えば10人で1時間の会議をするなら、10時間が消費されたことになります。

会議を開催するには事前の準備を行うことが重要です。それが面倒だと感じるなら、その会議は多分、必要がない会議ですよ。

(早咲礼子)

※画像はイメージです

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当記事はマイナビウーマンの提供記事です。

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