ついにZoom連携! Web会議の日程調整が時短になるeeasyを使ってみた


Googleカレンダーでスケジュールを確認して日程候補をピックアップ、相手に選択してもらう…といった日程調整は面倒。

とりわけ複数人にこれを行なうときは、何往復ものメールのやり取りが発生しますよね。でも、日程調整サービスは、こうした面倒な日程すり合わせの手間を省いてくれます。

なかでも「日程調整」を自動化し、手間を1/10にしますと謳う「eeasy」は、ビジネスシーンでの利用に最適。Zoomにも対応し、Web会議の日程調整がより簡単になったので早速使ってみました。

数ステップで日程調整が完結

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Screenshot: 山田洋路 via eeasy

eeasyなら、初期設定含め数分で日程調整がかけられます。基本的な日程調整は、以下のような流れで完結します。

初回のみ:GoogleアカウントかMicrosoftアカウントでサインイン(Googleカレンダー/Outlookカレンダーを連携)

1. 訪問、Web会議…といったシーンに応じてURLを発行

2. メールやSlackにペーストして相手に送信

3. 相手はURLを開いて希望日程を選択、メールアドレス等を入力して日程を確定

4. eeasyの「調整一覧」とカレンダーに確定した日程が追加される

相手が日程を選択肢する際、こちらのGoogleカレンダー/Outlookカレンダーの最新状況が反映されます。スケジュールが入っている部分は、相手は選択できません。

そして今回、eeasyがZoomと連携することで、Web会議の日程調整がより簡単になりました。

Zoomとの連携方法

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Screenshot: 山田洋路 via eeasy

よくZoomでWeb会議を開催する方にとって、まず必須なのはZoom連携です。これをやっておけば、Web会議用Zoom-URLが自動で発行されて便利です。

使う際は、メニューにある「シーン設定」から、「電話/Web会議」の特別設定欄の「自動で発行&通知する」にチェック。Zoomを有効化しておきます。
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Screenshot: 山田洋路 via Zoom

あとは、eeasyのURLを相手に送り、日程の調整を行います。

日程調整が完了すると、Zoom側のスケジュールにも登録され、URLが発行されます。リマインドメールで通知するようにしておけば、Web会議のすっぽかしを防げそうです。

ちなみにeeasyは、Google MeetMicrosoft TeamsSkypeにも対応しています。

シーンに応じたカスタマイズも自在

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Screenshot: 山田洋路 via eeasy

eeasyでは、「予約受付ページ」を利用した基本的な方法以外にも、さまざまな項目を手動で設定して日程調整をかけることもできます。この方法なら、たとえば以下のようなカスタマイズが可能です。

・複数人への日程調整

・カレンダー空き枠の中から時間枠を絞って提示

・デフォルト以外の開催場所の指定(訪問や外出といったシーンでは相手に場所を指定してもらうことも可能)

また、「予約受付ページ」での利用するテンプレートや、シーンごとのデフォルト(打ち合わせを入れない時間帯や移動時間など)も細かく設定しておけます。

eeasyをZoomと連携させてわかったメリット・デメリット

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Screenshot: 山田洋路 via eeasy

以上のことを踏まえ、eeasyを利用してみて感じたメリットデメリットをまとてみました。

メリット
  • 相手の環境を選ばない(相手はeeasyやGoogle、ZoomなどのアカウントがなくてもOK。また、スマホからも希望日程が決められる)。
  • コメントや会社名を入力不要にするなど、相手の入力コストが省けて日程調整が速い。
  • カレンダーの最新状況が反映されるので、スケジュールを確認する手間が省ける。また日程調整を依頼した後も、ダブルブッキングを気にせずに予定が入れられる
  • 三者間以上の日程調整では、「アクセスした順」「協力会社→お客様」など、指定の順で日程が確定していくため、メールでは何往復もする追加連絡が不要。

デメリット
  • Googleカレンダーでは、確定日程がメインカレンダーに追加される(法人プランについては、別のカレンダーへの書き込みにも対応)。
  • ポンポンと日程調整がかけられるので、カレンダーに登録していない予定をスルーしてしまうリスクも(Slack経由で参加表明したWeb会議も、漏れなくカレンダーに追記する仕組みを導入することで解決できます)。

オンライン上で完結するZoom会議なんかは、日程調整が比較的シンプル。日程調整サービスを利用するまでもないと考えるかもしれませんが、抜けが発生しがちです。

リアルイベント含め、eeasyとその連携カレンダーでまとめて管理するようにすれば、日程調整が楽。ダブルブッキングもなくなるんじゃないでしょうか。

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Image: eeasy

Source: eeasy(1, 2

当記事はライフハッカー[日本版]の提供記事です。

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