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目標を明確にするために重要な「SMARTの法則」とは?

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「仕事は“1分”で片づく」

そんな大胆なことを言ってのけるのは、『1分で仕事を片づける技術』(鈴木進介著、あさ出版)の著者。思考を整理すれば問題の9割が解決していることに気づき、思考の整理術に開眼。近年は「思考の整理家」として、講演活動や人材教育などに尽力しているという人物です。しかし、わずか1分で仕事が片づくだなんて、ちょっと非現実的な気もします。

でも、本当なのです。

1分あれば、1分の活用の仕方を知っていれば、仕事が片づき、確実に生産性も効率も上がり、スピードも速くなります。

1分という時間で、仕事のムダ・ムラを取り除き、最短、最速、最適な仕事の仕方を見つけることができるのです。(「はじめに」より)

こうした考え方を軸に、本書では著者自身が実践し、多くの人々にも実践してもらって成果が出た“仕事の片づけ型”を厳選し、テーマ別に紹介しているわけです。そのなかからきょうは、第5章「すぐやる人の『行動』の整理術」に焦点を当ててみたいと思います。

目的と手段を徹底させる


「顧客への訪問回数を増やしたものの、受注が一向に増えない」「30ページもの提案書をつくったのに、上司が読んでくれなかった」など、よかれと思ってとった行動が成果につながらなかったということはよくあるもの。しかし著者によれば、それは目的と手段が明確になっていないからなのだそうです。ちなみに、目的と手段の定義は次のとおり。

・目的…最終的に達成したいこと、やりたいこと → なんのために?

・手段…目的を達成するための方法 → どのように?

(160ページより)

仕事には必ず「そもそも、この仕事はなんのためにやるのか」という目的があるもの。そして、そもそもの目的を理解していないと、行動がブレてしまうものでもあります。たとえば、「受注を増やすために、取引先への訪問回数を増やす」とした場合、目的と手段は以下のようになります。

・目的…受注を増やすこと

・手段…訪問回数を増やすこと

(161ページより)

ところが、手段である「訪問回数を増やすこと」に一生懸命になるうち、そのこと自体に一喜一憂することになり、いつの間にかそれが目的になってしまうというのです。

・目的…訪問回数を増やすこと

・手段…たくさん電話する、どんどん声をかける など

(161ページより)

問題は、このときに本来の目的が意識から消えてしまっていること。そのため、成果がいつまでたっても出ないという状態に陥り、ずっと「忙しく」なってしまうというのです。

一方、仕事が早い上に成果を出している人は、目的と手段を常に正しく見据えて行動しているもの。目的をしっかり理解できているからこそ、「訪問回数を増やしても成果が出なかったなら、セミナーを企画したらどうか」など、本来の目的を達成するためにどうするかという視点で考えるということ。そのため、成果に結びつきやすいわけです。

目的を常に見失わないために必要なのは、毎朝「To Doリスト」を知ること。「この仕事の目的はなにか?」「手段はなにか?」を書き出した行動項目の横に、目的と手段をメモしておくというのです。毎朝、意識して確認することで、目的と手段のはき違えを未然に予防できるといいます。(160ページより)

行動目標はSMARTに立てる


がんばっているのに仕事が早く片づかない人の特徴に、「目標」が漠然としていてイメージがちゃんとできていないというものがあるそうです。たとえばタクシーに乗って「だいたいあちらのほう」と伝えても、どこへも連れて行ってはもらえません。「○町の○町目の○ビルまでお願いします」としっかり伝える必要があるわけで、同じことは仕事にも言えるということ。

「目的」と「目標」は違うもの。目標は、目的を達成するためにより具体的な行動をとるための目安、ひとまず目指すべき場所。そのため、「どれくらい」がんばればよいのかを明確にする必要があるわけです。一方、明確なほうがいいのはわかっているものの、実際どのように明確にすればいいかがわからないのが目標でもあります。

しかし仕事が早い人は、目標を明確にするために「SMARTの法則」を用いているのだそうです。「SMART」とは、目標設定に必要な5つの視点(具体性、数値、同意、現実性、機嫌の視点で目標を明確か)を示す言葉の頭文字。

S(Specific)…具体的か?

M(Measurable) …数字で語れているか?

A(Agreed upon) …相手、自分が同意できているか?

R(Realistic) …現実性はあるか?

T(Timely) …行動に機嫌が入っているか?

(167ページより)

それぞれについて解説していきましょう。

1 S(Specific) 具体的か?


目標は漠然としたものではなく、明確であればあるほど、目安としての役割を果たすもの。目標達成への意識を高めるためには、具体性が必要だということです。

2 (Measurable)数字で語れているか?


具体性の核となるのは「数値化」。たとえばダイエットをする場合、「夏までに痩せる」だけでは具体性に欠けており、「3カ月で3キロ減らす」というように数字で表現することが重要だということ。

手段においても「毎日ジョギングする」ではなく、「毎朝6時から、近所の公園のジョギングコースを3周する」というように表現すれば、「毎日、いつどこでなにをどれくらいやるべきか」が明確になります。そこに、先延ばしする余地はないわけです。

3 A(Agreed upon)相手、自分が同意できているか?


自分以外の人も携わる仕事については、相手の同意が重要。同意が得られない状態で仕事を進めても、相手のモチベーションは上がらず、どこかで仕事のスピードが落ちるリスクがあるということです。相手が“腹落ち”するかどうかが肝心。

また、他人の同意以上に大切なのが、自分自身の同意(腹落ち感)。「上司に言われた目標だから、仕方なしに嫌々やる」「そんな高い目標は、達成できないかもしれない」というスタンスでいると、いつまでたっても不満や不安を抱えたまま仕事を進めることになってしまうということ。

そこで重要なのが、「なんのためにこの目標を目指すのか」と目的を考えること。「新たなスキルを身につける」「自分の強みに気づく」「チャンスを活かす」など自分にとってメリットとなる目的を考えるわけです。

4 R(Realistic)現実性はあるか?


目標は常に高く持つべきだとされていますが、それが現実離れしすぎる目標だった場合、「どうせ無理かもしれない」と、あきらめてしまうリスクが生じる可能性も。たとえば英会話能力が中学1年生レベルの人が、「来月にはネイティブ並みに英語をマスターする」と意気込んでも、そこに現実味はないわけです。

そこで、高すぎる目標を立てることで、その高さに打ちひしがれて自己嫌悪に陥る状態は避けたいものだと著者は記しています。

5. T(Timely)行動に期限が入っているか?


目標には期限がつきもの。時間は無限にあるわけではなく、勤務時間や会社の指示、取引先からの依頼など、制約条件のなかで成果を出すことが求められるということです。また、「いつまでに」という期限の基準に加え、「なにをどれくらい、いつまでに」がんばるのかも明確に設定したいところ。

たとえば「新規取引先を3社、20××年10月30日の報告会までに達成する」というように数値で表すことにより、初めて目標は明確になるということ。そこで著者は、自分で仕事のペースをコントロールできる場合でも、期限は設定しておくべきだと主張しています。なぜなら、期限が設定されないと、人は気が緩んでしまうものだから。しかし期限を明確にすると、“締め切り”に間に合わせようという心理になるわけです。(164ページより)


実は著者自身にもかつて、いくらがんばっても成果が出ない状況に悩んでいた時期があったのだそうです。しかし、やみくもにがんばっても意味がないこと、整理の型を身につけ、それに沿って正しい努力をすることの大切さを理解してからは、“できる人”の「型」をインストールしては自分の仕事に試し、ストックし続けてきたのだといいます。つまり、ここに書かれているのは、実体験に根ざしたものだということ。そのぶん、多くの人に活用しやすい内容となっているのです。

Photo: 印南敦史

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